Plan de formation IA : un parcours par métier

Un plan de formation IA est le document qui fixe, pour chaque métier de l’entreprise, le niveau de départ des personnes, la compétence à atteindre, l’ordre des groupes et la date de fin du parcours. Il se construit à partir des cas d’usage relevés dans les équipes, sur une échelle de compétence commune à tous les métiers.

Le collectif CAIO compose ses parcours de formation de cette façon. Ce guide décrit comment construire ce plan métier par métier, avec un modèle de tableau à reprendre pour votre PME.

Qu’est-ce qu’un plan de formation IA ?

Un plan de formation IA répond à quatre questions pour chaque métier : qui forme-t-on, d’où part chaque personne, où doit-elle arriver, et quand le parcours s’arrête. Il se distingue du programme de formation, qui décrit le contenu d’un parcours séance par séance. Le plan est une décision d’entreprise. Le programme en est l’exécution. Dans une PME, le plan de formation IA s’intègre au plan de développement des compétences existant, comme une ligne parmi les autres formations de l’année. Il ne demande pas de document à part si l’entreprise en tient déjà un. La formation à l’IA a une particularité : l’écart de niveau entre les personnes d’une même équipe. Dans un service de cinq personnes, l’une peut n’avoir jamais ouvert un assistant d’IA pendant qu’une autre écrit déjà ses propres automatisations. Un plan qui met tout le monde dans la même salle avec le même contenu en perd une partie à chaque séance.

Partir des métiers et du niveau de chacun

Le plan part des métiers, parce que les tâches à travailler changent d’un poste à l’autre. Un commercial prépare des rendez-vous et relance des prospects. Une comptable commente des écarts et rédige des courriers. Un manager prépare des entretiens et répartit le travail. Les cas d’usage relevés pour chacun deviennent la matière des séances. L’article sur le relevé des cas d’usage décrit comment les obtenir.

Le niveau de chaque personne se situe ensuite, individuellement. Trois questions suffisent pour un premier repérage :

• Avez-vous déjà utilisé un assistant d’IA pour une tâche de travail, et laquelle ?
• Savez-vous dire quand sa réponse est fausse, et comment vous le vérifiez ?
• Avez-vous déjà construit quelque chose de réutilisable : une consigne type, un assistant configuré, un enchaînement automatique ?

Les réponses placent la personne sur l’échelle. Personne ne refait ce qu’il sait déjà faire, et personne ne part d’un niveau qu’il n’a pas.

Fixer une cible par métier sur une échelle commune

La cible dit ce que la personne saura faire seule à la fin du parcours. Elle se fixe par métier, sur une échelle partagée par toute l’entreprise, pour que les niveaux se comparent d’un service à l’autre.

L’échelle de compétence utilisée par CAIO compte 46 niveaux et 196 sous-niveaux, de -5 à 40, rangés en 11 blocs, avec 154 ressources. Pour la lecture, elle se regroupe en cinq plages : Comprendre (-5 à 5), Pratiquer (6 à 12), Structurer (13 à 21), Connecter (22 à 26) et Construire (27 à 40). Ces regroupements servent de repère et n’ajoutent aucun niveau.

Le tableau ci-dessous donne des exemples de cibles par métier. Ce sont des illustrations, à ajuster après le relevé.

Personne n’a besoin d’aller jusqu’au code pour travailler en autonomie. Le regroupement Construire concerne les profils qui développent des outils, et tous les métiers n’y vont pas.

Calendrier, groupes et date de fin

Le calendrier découle des niveaux et des cibles. Les groupes se forment par niveau de départ et par métier, pour que les exercices portent sur des tâches que tout le groupe retrouve à son poste. Un socle commun peut réunir tout le monde au début, sur les bases et les règles d’usage de l’entreprise.

Quatre règles tiennent un calendrier réaliste :

1. Une date de fin connue avant la première séance. Sans date de fin, le parcours devient un accompagnement continu, qui relève d’une autre mission.
2. Des séances calées sur les pics d’activité. Une équipe comptable ne se forme pas pendant la clôture annuelle.
3. Un temps de pratique entre deux séances. La personne refait la tâche à son poste et revient avec ce qui a coincé.
4. Les règles d’usage décidées avant le démarrage. Les participants doivent savoir quels outils sont autorisés et sur quelles données. L’article sur la charte d’utilisation de l’IA décrit ce qu’elle contient.

Voici un modèle de tableau de plan, à remplir après le relevé :

Métier | Personnes | Niveau de départ | Cible | Groupe | Cas d’usage travaillés | Date de fin
-------|-----------|------------------|-------|--------|------------------------|------------
Ventes | 4         | Comprendre       | Pratiquer  | A | Préparer un rendez-vous, relancer | à fixer
Compta | 2         | Pratiquer        | Structurer | B | Commenter les écarts, courriers   | à fixer
RH     | 1         | Comprendre       | Pratiquer  | A | Annonces, trame d’accueil         | à fixer

Vigilance avant le démarrage. Les exercices se font sur les documents de l’équipe. Décidez avant la première séance quels documents peuvent entrer dans quel outil, retirez les données personnelles des exemples quand c’est possible, et vérifiez dans les conditions de votre abonnement si les conversations servent à entraîner les modèles du fournisseur. Les dossiers individuels de salariés et les données de santé restent hors des exercices tant que ce cadre n’est pas posé.

Mesurer ce qui a été acquis

Un acquis se mesure sur une tâche réelle, pas sur un questionnaire. La méthode tient en trois verbes : refaire, expliquer, adapter. La personne refait seule la tâche travaillée en séance, sur un nouveau dossier. Elle explique pourquoi elle a formulé sa demande ainsi et comment elle a vérifié la réponse. Puis elle adapte la méthode à un cas qu’elle n’a pas vu en séance.

Quand les trois sont tenus, le sous-niveau est validé. Le relevé des compétences acquises, par personne, devient la nouvelle ligne de départ pour le plan suivant.

Ce qu’un plan de formation IA doit produire à la fin :

• le relevé des compétences acquises par participant, rapporté à la cible fixée
• les réalisations de chacun (consignes, modèles, assistants configurés), que la personne garde à son poste
• la liste des cas d’usage restés en attente, avec la raison et la condition de reprise

Les erreurs fréquentes d’un plan de formation IA

Quatre erreurs reviennent dans les plans de formation IA des PME :

• Former tout le monde au même contenu. Les plus avancés s’ennuient, les débutants décrochent, et personne ne travaille ses propres tâches.
• Commencer par l’outil. Un plan construit autour d’un logiciel perd sa valeur si l’entreprise change d’outil l’année suivante. Formuler une demande, vérifier une réponse et protéger les données restent valables d’un outil à l’autre.
• Oublier les règles d’usage. Des personnes formées sans règles écrites inventent chacune les leurs.
• Ne pas fixer de date de fin. Le plan glisse d’un trimestre à l’autre et personne ne sait dire ce qui a été acquis.

Par où commencer

Commencez par le relevé, métier par métier. Il donne les cas d’usage, les niveaux de départ et les tâches qui attendent. Le plan s’écrit ensuite en une page. Pour comparer les organismes qui pourraient porter ce plan, l’article comment choisir une formation IA pour sa PME propose une grille de comparaison.

La méthode de CAIO, du relevé à la validation, est décrite sur la page former ses collaborateurs à l’IA. Les parcours par métier, par outil et par niveau sont listés sur la page formation. Pour une équipe qui part de zéro, le plan commence souvent par l’initiation à l’IA.