IA et RGPD : quelles données confier à l’IA ?

Une donnée se confie à un outil d’IA quand l’outil est autorisé par l’entreprise, que le contrat avec le fournisseur encadre ce qu’il en fait, et que la tâche justifie d’y mettre cette donnée. Sur un compte grand public, la CNIL recommande de ne saisir aucune donnée personnelle ni aucune information confidentielle de l’entreprise.

Cet article distingue les types de données, compare offres grand public et offres entreprise, liste les réglages à vérifier et résume ce que publie la CNIL. Il ne constitue pas un avis juridique. Le collectif CAIO forme les équipes à ces réflexes dans sa formation AI Act et RGPD.

Le texte de référence est le règlement (UE) 2016/679, dit RGPD. Au 5 octobre 2026, EUR-Lex le présente toujours dans sa version du 4 mai 2016 et signale des propositions de modification, dont la proposition COM(2025) 837 de la Commission, dite omnibus numérique. Aucune n’est adoptée. Le volet IA de l’omnibus, adopté en juillet 2026 sous le numéro 2026/1744, modifie le règlement sur l’IA et ne touche pas au RGPD.

Données personnelles, confidentielles, publiques : lesquelles confier à l’IA ?

Avant de coller un texte dans un outil d’IA, la personne doit savoir dans quelle catégorie il tombe. Trois catégories suffisent pour la plupart des cas.

Les données personnelles. L’article 4, point 1, du RGPD les définit comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Un nom, une adresse électronique, un numéro de dossier, une voix enregistrée ou une combinaison d’indices qui permet de retrouver la personne en font partie. Le compte rendu d’un entretien annuel, une réclamation client, un export du CRM ou une liste de participants sont des données personnelles.

Parmi elles, l’article 9 range à part les catégories particulières : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, données biométriques servant à identifier une personne, données de santé, vie sexuelle ou orientation sexuelle. Leur traitement est interdit sauf exceptions prévues par le texte. Un arrêt maladie mentionné dans un courriel RH en fait partie.

Les données confidentielles de l’entreprise. Elles peuvent ne concerner aucune personne : tarifs négociés, marges, projets de rachat, code source, plans d’un produit, contrats en cours. La CNIL cite les informations couvertes par le secret des affaires parmi celles à ne jamais partager sur un service grand public.

Les données publiques ou sans enjeu. Une page du site de l’entreprise, une documentation produit publiée, un texte de loi, un article de presse. Elles peuvent aller dans la plupart des outils, sous réserve des droits d’auteur.

Le réflexe le plus simple consiste à retirer ce qui n’est pas utile à la tâche. Pour reformuler une réponse à un client, l’outil n’a pas besoin de son nom ni de son numéro de commande.

Quelle différence entre offres grand public et offres entreprise ?

Les outils d’IA les plus utilisés existent en deux familles. Les offres grand public s’ouvrent avec une adresse personnelle et des conditions générales acceptées en un clic. Les offres entreprise s’achètent par l’organisation, avec un contrat, une console d’administration et des engagements sur le traitement des données.

La différence porte sur trois points. Le premier est la réutilisation des données : selon les conditions de l’offre, le fournisseur peut réutiliser les données d’usage, et la CNIL recommande de désactiver cette possibilité quand elle existe. Le deuxième est le contrat : quand le fournisseur traite des données personnelles pour le compte de l’entreprise, l’article 28 du RGPD exige un contrat de sous-traitance qui fixe l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement. Le troisième est le lieu de traitement : un transfert hors de l’Union européenne doit être encadré.

Un exemple documenté : la page de Microsoft sur la confidentialité de Microsoft Copilot, ex-Microsoft 365 Copilot,, mise à jour le 18 août 2026, indique que les requêtes, les réponses et les données consultées via Microsoft Graph ne servent pas à entraîner les modèles de fondation. La même page précise que les modèles fournis par Anthropic comme sous-traitant sont exclus de la frontière de données de l’UE. Ce type de précision ne se trouve que dans la documentation du fournisseur, et elle change : relisez-la à chaque renouvellement.

Une offre entreprise ne rend pas l’usage conforme à elle seule. Elle donne un cadre contractuel. L’usage reste à décider : quelles données, pour quelle tâche, avec quelle durée de conservation.

Quels réglages vérifier avant d’utiliser un outil d’IA ?

Les réglages qui suivent se vérifient avant d’ouvrir un outil à une équipe. Ils viennent des recommandations de la CNIL et de la documentation habituelle des fournisseurs.

• Le compte. Un compte ouvert avec l’adresse professionnelle, géré par l’entreprise. La CNIL recommande d’éviter les comptes créés avec des adresses personnelles.
• La réutilisation des données. L’option qui autorise le fournisseur à utiliser les conversations pour entraîner ou améliorer ses modèles, à désactiver quand elle existe.
• L’historique. La durée de conservation des conversations et la possibilité de les supprimer.
• Les connecteurs. Les accès donnés à l’outil (messagerie, stockage, CRM). Chaque connecteur élargit ce que l’outil peut lire.
• La mémoire. Certaines offres retiennent des informations d’une conversation à l’autre. Vérifiez ce qu’elles retiennent et qui peut l’effacer.
• Le contrat. L’existence d’un accord de traitement des données, la liste des sous-traitants du fournisseur et les pays où les données sont traitées.

Que publie la CNIL sur l’IA générative ?

La CNIL a publié le 18 juillet 2024 des premières précisions sur le déploiement de l’IA générative, accompagnées de questions-réponses sur l’utilisation d’un système d’IA générative. Elle y recommande de :

• partir d’un besoin concret plutôt que de déployer un outil sans but précis
• encadrer les usages par une liste d’utilisations autorisées et interdites
• ne pas occulter les limites de ces systèmes
• choisir un mode de déploiement sécurisé et, à défaut, savoir dans quelle mesure le fournisseur réutilise les données
• former et sensibiliser les utilisateurs
• mettre en place une gouvernance qui associe dès le début la personne déléguée à la protection des données, le responsable des systèmes d’information, le RSSI et les responsables métier

Les questions-réponses ajoutent des points utiles pour une PME. Pour des usages non confidentiels, un service grand public peut être envisagé avec des adresses professionnelles dédiées et la réutilisation des données désactivée. Pour des données clients, des données de collaborateurs ou des documents stratégiques, la CNIL juge plus sûr un déploiement sur site ou, à défaut, un hébergement encadré par un contrat de sous-traitance. Elle recommande d’encadrer l’usage par des politiques ou des chartes internes et de ne jamais reproduire telles quelles les sorties de ces systèmes. Quand l’entreprise connecte un outil à sa propre base documentaire contenant des données personnelles, elle devient responsable de ce traitement.

La CNIL renvoie aussi aux recommandations de sécurité de l’ANSSI pour un système d’IA générative. Pour un traitement susceptible d’engendrer un risque élevé pour les personnes, l’article 35 du RGPD impose une analyse d’impact avant sa mise en œuvre.

Comment former les équipes aux bons réflexes ?

La CNIL écrit que, dans le cas général, l’organisme utilisateur engage sa responsabilité en cas de mauvaise utilisation de l’IA par son personnel. Les règles écrites ne suffisent pas si personne ne sait les appliquer devant un vrai fichier, un mardi à 17 h, avec une réponse à envoyer.

Trois réflexes couvrent l’essentiel :

1. Classer avant de coller. Publique, confidentielle, personnelle : la personne sait dire où tombe son texte en quelques secondes.
2. Réduire au nécessaire. Retirer les noms, les numéros, les montants qui ne servent pas la tâche, et ouvrir le fichier entier avant de l’envoyer.
3. Vérifier la sortie. Relire, comparer à la source, ne jamais transmettre une réponse telle quelle à un client ou à un collègue.

Ces réflexes s’apprennent sur les tâches réelles de chaque métier. Un commercial s’exerce sur un export de CRM, une assistante RH sur un courriel de salarié. L’article 4 du règlement sur l’IA demande d’ailleurs aux entreprises de prendre des mesures pour favoriser la maîtrise de l’IA de leur personnel, ce que détaille l’article AI Act, article 4. Les règles retenues trouvent leur place dans une charte d’utilisation de l’IA.

La formation AI Act et RGPD fait pratiquer ces réflexes au groupe sur ses propres outils et ses propres documents, et apprend à repérer les cas à faire relire par les personnes compétentes. Elle ne remplace ni l’analyse des personnes chargées de la protection des données ni celle d’un cabinet dont c’est le métier. Pour une équipe RH, ces règles sont reprises dans la formation IA pour les RH.